نظام إدارة المعاهد من أهم عوامل النجاح التي تساعد المعاهد والمؤسسات التدريبية في تحقيق أهدافها. ويعتبر هذا النظام من الأهداف الاستراتيجية التي تسعى معظم المعاهد والمؤسسات التدريبية في العالم لتحقيقه وذلك لتحسين خدماتها المقدمة داخلياً لمنسوبي الجهة وخارجياً للأطراف المعنية أو المستفيدة من الجهة. نظام إدارة المعاهد يعتبر حل متكامل للمعاهد والمؤسسات التدريبية للتحول الرقمي بكفاءة وأداء عالي. النظام مبنى وفق معايير أكاديمية عالمية يحتوي مجموعة من الأنظمة الإدارية والمالية والأكاديمية المترابطة والتي تعمل ضمن منصة واحدة لخدمة المعاهد والمؤسسات التدريبية لتسهيل عملية إدارة ومراقبة كل الإدارات الداخلية.
مميزات النظام
- إدارة مالية دقيقة.
- سهولة الاستخدام.
- التعامل مع نظام الدورات ونظام الدبلومات بمرونة.
- إدارة كاملة للدورات والدبلومات بدقة عالية.
- إنشاء شهائد وبطائق الطلاب آلياً.
- التعامل مع الزوار وحجز الدورات والشكاوي بسهولة.
- التعامل مع عروض الأسعار.
- مراقبة وإدارة الموظفين المثبتين والمتعاقدين بسهولة.
- إصدار كشوفات الرواتب للموظفين المثبتين والمتعاقدين آلياً وبدقة عالية.
- إدارة ومتابعة الطلاب بسهولة.
- التعامل مع نظام الإيرادات والمصروفات المالية بمرونة عالية.
- التعامل مع الأصناف والمخازن.
- مراقبة المخزون بسهولة.
- إدارة المكتبة الخاصة بالمعهد.
- نظام محكم للصلاحيات وتعدد المستخدمين.
- عدد كبير من التقارير تلبي كل احتياجات المستخدمين الحالية والمستقبلية.
- إمكانية دعم اللغة العربية واللغة الإنجليزية.
- توفير نظام لإدارة المحتوى بمرونة.
- دعم العمل عبر الشبكة بسرعة عالية.
- أمنية عالية لحماية البيانات.
- قاعدة بيانات تتميز بمتانة عالية.
- قابل للتطوير المستقبلي بمرونة.
الأقسام الرئيسية
- تهيئة النظام حيث يتم تهيئة كل ما يخص النظام فهنا يتم تهيئة الآتي: الأقسام الأكاديمية، القاعات، الدورات، الأقسام الفرعية للدورات، إضافة الدبلومات، مجموعة الرسوم، الصناديق، الجهات، فئات الكافتيريا، الأقسام الإدارية، المخازن، فئة الأصناف، الموردين، أنواع الإيرادات، أنواع المصروفات، إعداد مكتب الاستقبال.
- المدخلات الأساسية من أجل تسهيل العمل على النظام فمن هنا يتم إضافة أو تعديل المدخلات الأساسية المستخدمة في النظام، حيث يتم إدخال هذه المدخلات مرة واحدة في النظام واستخدامها أكثر من مرة في النظام مثل إضافة موظف، أنواع الإجازات، إضافة الأصناف، أنواع الدرجات، أنواع التقديرات، البيانات الخاصة بتصميم الشهائد، وكذلك إدخال البيانات الخاصة بتصميم بطائق الطلاب.
- مكتب الاستقبال من خلاله يتم إدارة مكتب الاستقبال من ناحية تسجيل الزوار وحجز الدورات وتقييد الشكاوي.
- القسم الأكاديمي هنا يتم الاهتمام بكل ما يخص القسم الأكاديمي مثل عرض الدورات المفتوحة أو المكتملة، عرض الدبلومات المفتوحة أو المكتملة، قائمة عروض السعر، فتح دورة جديدة، فتح دبلومات جديدة، إضافة عروض الأسعار، الجدول الزمني للدورات والقاعات، جدول الدورات، جدول الدبلومات، وكذلك طباعة كشوفات الطلاب.
- الموارد البشرية إدارة متكاملة للموارد البشرية تتضمن تحضير الموظفين، كشف الرواتب، تفعيل الإجازات والموافقة على طلب الإجازات، الخصميات والعلاوات، بالإضافة إلى بعض التقارير الهامة مثل تقرير كشف الرواتب وتقرير رواتب المدرسين، وكذلك الموظفين الموقفين.
- معلومات الطلاب إدارة متكاملة للطلاب تتضمن تسجيل البيانات الشخصية للطلاب، إضافة طالب لدورة، إضافة طالب لدبلوم، تفاصيل الطالب، بالإضافة إلى بعض التقارير الهامة مثل تقرير تسجيل الطلاب وتقرير طلاب الجهات، وتقرير الإقبال على المقررات، كذلك الطلاب الموقفين.
- تحصيل الرسوم تتضمن التحصيلات المالية للرسوم مثل سندات القبض وعرض تحصيلات الرسوم على مستوى الدورة الواحدة، وكذلك بعض التقرير مثل تقرير رسوم الاستحقاقات على مستوى شهر معين، التقرير الكلي للرسوم على مستوى تاريخ معين، تقرير ميزانية الدورات، بالإضافة إلى إضافة بيانات الخصومات للرسوم.
- الإيرادات يهتم بإيرادات المؤسسة حيث يقدم لنا خدمة إضافة إيرادات، والبحث عن الإيرادات سواء باستخدام الاسم أو التاريخ.
- المصروفات يهتم بمصروفات المؤسسة حيث يقدم لنا خدمة إضافة مصروفات، والبحث بحساب المصروفات سواء باستخدام الاسم أو التاريخ.
- المخزون يمكن المؤسسة من التعامل مع المخازن ومراقبة المخزون حيث يقدم لنا بعض العمليات الخاصة بالمخازن مثل استعارة الأصناف، وإضافة الأصناف للمخزن وكذلك بعض التقارير الهامة مثل تقرير الكميات في المخازن وتقرير المخازن وتقرير الموردين.
- تحضير الطالب يتيح للمؤسسة تحضير الطلاب في النظام والحصول على تقارير خاصة بحضور الطلاب على مستوى القسم ونوع الدراسة والدورة.
- تسجيل الدرجات يتم من خلالها تسجيل درجات الطلاب في النظام سواء درجات الامتحانات أو درجات الواجبات وإمكانية الحصول على تقارير خاصة بكشوفات الدرجات.
- المكتبة يقدم لنا خدمة متكاملة لإدارة المكتبة مثل إضافة كتب واستعراض الكتب وبيع كتب واستعراض المبيعات للكتب وإضافة إعضاء للاستعارة سواء كان موظف أو طالب وإمكانية استعراض المستعيرين للكتب.
- الشهادة من هنا نستطيع استعراض واستخراج الشهائد للدورات والدبلومات.
- إدارة المحتوى للموقع يقدم لنا إمكانية إدارة المحتوى للنظام سواء من خلال إضافة حدث بعنوان وتاريخ معين، وإضافة إشعارات وكذلك مدير الإعلامات لرفع ملفات أو فيديو للويب وإدارة محتوى الصفحات ومحتوى القوائم، وغيرها من الإمكانيات لإدارة المحتوى.
- التقارير يوفر للمؤسسة عدد كبير من التقارير لمراقبة العمليات الإدارة والمالية في المعهد وغيرها من التقارير التي تلبي كل ما يحتاجه المستخدم حالياً أو مستقبلياً مثل تقرير الإقبال على المقررات ، تقرير تسجيل الطلاب ، تقرير طلاب الجهات ، التقرير الكلي للرسوم حسب تاريخ معين ، تقرير كشف الراتب ، تقرير رواتب المدرسين ، تقرير ميزانية الدورات ، تقرير الإيرادات ، التقرير الكلي للإيرادات ، تقرير المصروفات ، التقرير الكلي للإيرادات ، التقرير الكلي للمصروفات ، تقرير الصناديق ، تقرير المخازن ، تقرير عمليات النظام ، تقرير الحضور ، تقرير كشف الدرجات ، تقرير تحضير الموظفين، تقرير الكميات في المخازن ، تقارير المخازن ، تقرير الموردين ،وسجل المستخدمين .